Wüstenrot & Württembergische
Individuelle Druckstückorder

Kunde:	Wüstenrot & Württembergische Versicherungs AG
Projekt:	Bestellplattform für individuelle Druckstücke
Zeitraum:	2005
Leistungen:	Konzeption, Design, Realisierung, Integration & Betreuung

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Ausgangslage

Um mehrere tausend Mitarbeiter eines großen Versicherungskonzerns mit zahlreichen individuellen Druckstücken, wie z.B. Visitenkarten, Briefbögen oder sonstige Geschäftsaustattungen versorgen zu können, benötigt es viel Arbeitszeit und somit Kosten für Abstimmungen, Qualitätssicherung, Bestellung, Lieferung etc.

Ziel

Zur einfachen Druckstück-Verarbeitung und Verteilung sollte innerhalb des Intranets der Wüstenrot & Württembergischen Versicherungs AG eine Bestell-Plattform abgebildet werden, welche die direkte Erstellung von individuellen Druckstücken aller Art durch den jeweilig autorisierten Mitarbeiter, gemäß seiner Rechte, möglich machen sollte. Die Prozessschritte sollten dabei möglichst minimiert werden und die Fehlerquote zugleich deutlich reduziert werden.

aisys und die Lösung

Mittels des Bestellsystems xOrder von aisys konnte schnell die gewünschte Lösung gefunden und umgesetzt werden. Das interdisziplinäre Know How von aisys, dass sich neben eBusiness und Logistik auch auf den Mediabereich erstreckt, war bei dieser Lösung besonders von Vorteil.

Der Prozessablauf der Lösung lässt sich vereinfacht wie folgt beschreiben:
- Mitarbeiter bestellt über die Plattform
- Qualitätssicherung erfolgt weitestgehend automatisch
- Druckstücke werden automatisch erzeugt – Bestellung bzw. Auftrag und Druckstück werden automatisch per eMail an jeweilige Druckerei versendet
- Druckerei produziert und sendet die Ware
Die Wüstenrot & Württembergischen Versicherungs AG setzte schon 2 Jahre zuvor auf die Lösung von aisys. In 2003 wurde bereits unter Verwendung des Produktes xOrder eine dezentrale Bestellplattform für den internen Materialbedarf des Konzerns von aisys realisiert.

Der Erfolg

Rainer Pönig, Leiter zentrale Dienste bei der Wüstenrot & Württembergischen Versicherungs AG sieht die von aisys erstellte Lösung als vorbildlich an.

"aisys lieferte uns innerhalb einer kurzen Realisierungszeit die gewünschte Lösung. Die Lösung hat sich innerhalb unseres Konzerns als sehr praktikabel erwiesen und die gesteckten Ziele einer deutlichen Prozessverbesserung sind dabei erreicht worden. Die Lösung wurde zudem sehr effizient erstellt, so dass wir von einem Return of Investment von wenigen Monaten ausgehen"

Beschreibung der Lösung im Detail

Nach Login und Überprüfung auf Vollständigkeit aller benötigten Stammdaten erfolgt eine Ansicht der zur Verfügung stehenden Druckstücke in Listenform. Aus dieser können per Checkbox die gewünschten Druckstücke ausgewählt werden.

Zu Beginn der Bearbeitung jedes ausgewählten Druckstücks erscheint eine Maske mit sämtlichen jeweils möglichen Datenfeldern zur freien Texteingabe (bzw. Pulldown-Menüs, wie oben bereits dargelegt). Im Mitarbeiter-Stamm hinterlegte Daten sind hier bereits vorausgefüllt, können jedoch individuell abgeändert werden. Weiterhin findet hier eine Preisangabe seinen Platz, die sich in einen Grundpreis und einen Preis in Abhängigkeit der Menge gliedert. Ausschlaggebend ist dabei die produktindividuelle Losgröße (Stück je Einheit, Preis erste Einheit und Preis je weitere Einheit).

Für die eingegebenen individuellen Texte wird vom System eine automatische Satzprüfung anhand eingegebener bzw. zugrundeliegender Daten, vordefinierter Schriftgrößen und den Laufweitentabellen pro Zeichensatz durchgeführt.
Sollten die eingegebenen Benutzerdaten nicht oder noch nicht mit der Satzvorlage vereinbar sein, so wird er über eine Fehlermeldung zur entsprechenden Korrektur aufgerufen.

Nachdem alle Angaben getätigt wurden, wird dem Ersteller auf Knopfdruck eine Preview im pdf-Format angezeigt. Bestätigt der Benutzer die Darstellung des Artikels kann die Bestellung abgeschlossen werden, sofern er nicht noch einen weiteren Artikel bestellen möchte.

Im Hintergrund wird eine druckbare pdf-Datei erzeugt, bei welcher – je nach Artikel – auch ein Personenbild automatisch mit eingebunden wird. Die Datei wird per eMail an den im Artikelstamm referenzierten Lieferanten (Druckerei) gesendet, der die gedruckte Ware dann versendet.

Im Backoffice können von den jeweils autorisierten Stellen sämtliche Stammdaten zu den jeweiligen Geschäftsstellen und Mitarbeitern gepflegt und verwaltet werden. Die Erstbefüllung mit Daten erfolgt über Schnittstelle.

Personenbilder können über einen HTML-Upload eingestellt werden und im Backoffice entsprechend verwaltet und gepflegt werden. Der Fotosatz übernimmt dabei die Qualitätskontrolle. Zur einfacheren und schnelleren Pflege existiert ein Tool zur Aussortierung veralteter Bilder. Über einen Knopfdruck können Bilddateien mit Namen, deren zugehörige Mitarbeiter-Nummer nicht mehr in den Stammdaten enthalten sind, aufgelistet und einzeln oder gruppenweise gelöscht werden.
Die Pflege von Pulldown-Einträge in den Stammdaten-Masken zur Eingabe der Geschäftsstellen oder Mitarbeiter-Stammdaten können erweitert, gelöscht oder geändert werden.

Bestellbare Druckstücke können bearbeitet werden. Die Standardausgabe erfolgt in Listenform, auf Klick können einzelne Positionen gelöscht oder bearbeitet werden. Zur Bearbeitung sind definierte Parameter eines jeden Druckstücks freigegeben. Über eine weitere Maske können Druckstücke neu angelegt werden.

Kontakt:
Tim Koros
aisys media GmbH
Ludwigstrasse 8a
97070 Würzburg

Telefon: +49 (0)931 - 80 49 911
Telefax: +49 (0)931 - 80 49 920
E-Mail: tim.koros@aisys.de